Auditunterlagen wechseln während eines Audits mehrfach den Bearbeiter. Kunden stellen Nachweise bereit, Auditoren ergänzen Feststellungen, Fachverantwortliche beantworten Rückfragen. Später kommen Auditberichte, Maßnahmen und weitere Dokumente hinzu. Werden diese Informationen über E-Mail, lokale Ordner und gemeinsame Laufwerke verteilt, entstehen schnell mehrere Kopien und unterschiedliche Bearbeitungsstände.
Wer Auditdaten sicher austauschen möchte, braucht deshalb einen verbindlichen Ablauf. Für jede Übergabe muss klar sein, wo die aktuelle Fassung liegt, wer darauf zugreifen darf und wie Änderungen dokumentiert werden. Das gilt auch für externe Auditoren, mobile Endgeräte und offline erfasste Informationen.
Dieser Beitrag zeigt sieben typische Risiken beim Dokumentenaustausch im Audit und erklärt, wie Zugriffe, Übertragungswege und Dokumentstände nachvollziehbar bleiben.
Welche weiteren Fragen bei Verarbeitung, Speicherung und Löschung von Auditdaten entstehen, erfährst du in unserem Überblick zum Datenschutz im Auditmanagement.
In diesem Artikel:
Wo beim Austausch von Auditdaten Risiken entstehen
Wie Zugriffe, Übertragungswege und Dokumentstände nachvollziehbar werden
Dokumentenaustausch im Audit
Auditunterlagen mit externen Beteiligten austauschen
Was bei mobilen und offline gespeicherten Auditdaten wichtig ist
Wie Auditsoftware den Dokumentenaustausch unterstützen kann
Checkliste: Wie gut ist dein Dokumentenaustausch organisiert?
Fazit: Auditdaten kontrolliert und nachvollziehbar austauschen
Häufige Fragen zum Austausch von Auditdaten