Auditdaten sicher austauschen: 7 typische Risiken im Auditalltag

1. E-Mail-Anhänge werden vervielfältigt

Auditunterlagen per E-Mail auszutauschen ist schnell. Sobald eine Datei versendet wurde, liegt sie jedoch im Postfach des Absenders und bei allen Empfängern. Häufig wird sie zusätzlich heruntergeladen, weitergeleitet oder lokal bearbeitet.

Wird später eine korrigierte Fassung verschickt, bleiben ältere Versionen bestehen. Für das Auditteam wird damit schwerer erkennbar, welche Datei aktuell ist und ob bereits jemand mit einer veralteten Fassung weiterarbeitet.

Auch nach Abschluss des Audits können Anhänge in Postfächern und lokalen Ordnern verbleiben. Organisationen müssen deshalb klären, für welche Unterlagen E-Mail als Austauschweg geeignet ist und wann ein verbindlicherer Prozess sinnvoller ist.

2. Lokale Kopien bleiben nach dem Audit bestehen

Lokale Dateien entstehen, wenn Auditoren Dokumente herunterladen oder unterwegs bearbeiten. Auch Exporte aus einer Auditsoftware erzeugen zusätzliche Kopien auf Notebooks, Tablets oder Netzlaufwerken.

Nach der Übertragung in eine zentrale Ablage können diese Dateien auf dem Gerät bestehen bleiben. Damit wächst die Zahl der Datenbestände – und es wird schwerer nachzuvollziehen, welche Kopie noch benötigt wird.

Für lokale Dateien braucht es klare Regeln: Wann dürfen sie erstellt werden? Wie werden sie geschützt? Und was geschieht nach Abschluss des Audits? Das gilt auch bei einem Wechsel oder Verlust des verwendeten Endgeräts.

3. Gemeinsame Laufwerke werden unübersichtlich

Gemeinsame Laufwerke sind zentraler als persönliche Ordner. Mit wachsender Zahl an Kunden, Standorten und Audits können ihre Strukturen trotzdem schnell unübersichtlich werden.

Ähnlich benannte Dateien liegen in verschiedenen Ordnern. Berechtigungen gelten häufig für ganze Verzeichnisse, obwohl einzelne Personen nur bestimmte Unterlagen benötigen. Auch die Zuordnung zu einem konkreten Audit oder Bearbeitungsschritt hängt davon ab, wie konsequent die Ablagestruktur gepflegt wird.

Besonders fehleranfällig sind Übergänge zwischen mehreren Ablagen: Eine Datei wird aus einem Kundenordner heruntergeladen, lokal bearbeitet und anschließend per E-Mail weitergegeben. Der vollständige Weg lässt sich später nur mit zusätzlichem Aufwand rekonstruieren.

4. Mehrere Versionen werden parallel bearbeitet

Unterschiedliche Dokumentversionen entstehen, sobald mehrere Personen mit eigenen Kopien arbeiten. Dateinamen wie „final“, „final_neu“ oder „final_aktuell“ helfen wenig, wenn mehrere Fassungen gleichzeitig im Umlauf sind.

Bei Auditberichten, Feststellungen oder Maßnahmenlisten kann das direkte Folgen haben. Eine Ergänzung landet möglicherweise in einer älteren Version oder eine bereits geprüfte Passage wird versehentlich überschrieben.

Der Bearbeitungsstatus sollte deshalb eindeutig zeigen, ob eine Datei beispielsweise angefordert, eingegangen, in Prüfung oder freigegeben ist. Neue Fassungen sollten außerdem mit der jeweiligen Änderung oder Rückfrage verbunden bleiben.

5. Freigaben sind nicht eindeutig dokumentiert

Eine Datei mit dem Namen „freigegeben“ zeigt nicht, wer sie geprüft hat und auf welche Fassung sich die Freigabe bezieht. Auch mündliche Absprachen oder einzelne E-Mails lassen sich später nur schwer dem vollständigen Auditvorgang zuordnen.

Relevante Freigaben sollten deshalb mit verantwortlicher Person, Zeitpunkt und geprüftem Dokumentstand verbunden sein. So bleibt erkennbar, welche Fassung als verbindlich galt und ob danach weitere Änderungen vorgenommen wurden.

Besonders wichtig ist das, wenn mehrere Personen an einem Auditbericht arbeiten oder Maßnahmen und Nachweise über einen längeren Zeitraum ergänzt werden.

6. Unterlagen werden falsch zugeordnet

Bei mehreren parallelen Audits können ähnlich benannte Dokumente leicht im falschen Ordner oder beim falschen Kunden landen. Das Risiko steigt, wenn Dateien manuell verschoben, exportiert oder an wechselnde Empfänger gesendet werden.

Auditunterlagen sollten eindeutig einem Kunden, Standort, Audit und gegebenenfalls einer Feststellung oder Maßnahme zugeordnet sein. Das vereinfacht die Bearbeitung und reduziert das Risiko, dass sensible Informationen im falschen Zusammenhang sichtbar werden.

Auch neue Versionen und ergänzende Nachweise müssen diese Zuordnung behalten. Andernfalls entsteht bei der Nachbereitung zusätzlicher Abstimmungsaufwand.

7. Rückfragen verteilen sich auf verschiedene Kanäle

Rückfragen werden im Auditalltag per E-Mail, telefonisch oder in Besprechungen geklärt. Die Antwort liegt dann häufig an einer anderen Stelle als das betroffene Dokument.

Später ist kaum noch erkennbar, warum eine neue Fassung entstanden ist oder welche Ergänzung angefordert wurde.

Rückfragen, Antworten und Bearbeitungsstände sollten deshalb möglichst nah am jeweiligen Dokument oder Auditvorgang dokumentiert werden. So bleibt der Zusammenhang zwischen Anforderung, eingereichter Fassung und späterer Änderung erhalten.

Ein geregelter Austausch schafft einen gemeinsamen Überblick und reduziert den Aufwand, frühere Entscheidungen und Dokumentstände nachträglich zu rekonstruieren.