Wie GG-CERT als Zertifizierungsstelle Auditprozesse digitalisiert

Die Entscheidung für kameon AUDIT Certification, die Audit-Management-Software für Zertifizierungsstellen und Umweltgutachter,  war weniger das Ergebnis eines langen Tool-Vergleichs, sondern eine Kombination aus Produktfit und pragmatischem Vorgehen. Verschiedene Anbieter hatten die Zertifizierungsstelle angesprochen, doch im direkten Vergleich wirkten andere Systeme deutlich starrer und weniger anpassbar an die spezifischen Abläufe von GG-CERT.

kameon AUDIT Certification überzeugte vor allem durch die Bereitschaft, auf branchenspezifische Anforderungen einzugehen, sowie durch ein Lizenzmodell, das zur Größenordnung der Organisation passt. Statt hoher Fixkosten setzt kameon auf ein Pay-per-Audit-Modell: Die Zertifizierungsstelle bezahlt nur die Audits, die tatsächlich über das System abgewickelt werden.

Für kleinere Zertifizierungsstellen sind klassische Enterprise-Lösungen mit hohen Einmalinvestitionen und langen Implementierungsprojekten oft schwer darstellbar. GG-CERT hat bewusst einen anderen Weg gewählt: Der Einstieg mit kameon erfolgte schrittweise – mit einem vorkonfigurierten Zugang, in dem Kundennamen, Logo und erste Strukturen bereits hinterlegt waren.

In einer Übergangsphase wurden besonders komplexe Auditkombinationen zunächst parallel in bestehenden Strukturen geführt, bis entsprechende Funktionen in kameon zur Verfügung standen. So konnte das Team ohne Big-Bang-Projekt starten und Erfahrungen im Echtbetrieb sammeln.

Mit der Einführung von kameon hat sich für GG-CERT nicht nur ein einzelner Prozess verbessert, sondern der gesamte Arbeitsalltag im Auditgeschäft verändert. Die Audits ohne Medienbruch sind heute Teil eines durchgängigen Systems mit klaren Zuständigkeiten, zentralen Daten und nachvollziehbaren Abläufen.

Die Auditplanung ist digitalisiert und erfolgt nicht mehr in Excel, sondern zentral in kameon: Alle Audits, Auditoren und Termine sind auf einen Blick sichtbar, inklusive zeitkritischer Fälle und Auslastung. Das reduziert die manuelle Listenpflege und schafft eine belastbare Basis für Wachstum im Auditvolumen.

Abweichungen werden systematisch im System dokumentiert, Verantwortlichkeiten und Fristen hinterlegt und im Folgeaudit automatisch wieder angezeigt. So wird sichergestellt, dass Maßnahmen über mehrere Zyklen hinweg nachverfolgt werden. Ein klarer Vorteil für interne Prüfungen und gegenüber Akkreditierungsstellen.

Bei der Berichtserstellung nutzt GG-CERT heute Textbausteine, die direkt in kameon hinterlegt sind. Das senkt den Schreibaufwand für Auditoren und führt zu einheitlicheren, professionellen Berichten. Gleichzeitig stärkt das Kundenportal die Position der Zertifizierungsstelle beim Thema Datenschutz: Kundendaten und Dokumente werden zentral und nachvollziehbar verwaltet statt per E-Mail und verteilten Ordnern.