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kameon x AGQS

Auditprozesse optimieren: Wie AGQS mehr Transparenz schafft

Mit wachsendem Auditvolumen brauchte AGQS mehr Transparenz über laufende Audits, Zuständigkeiten und Abweichungen. Word, Excel und verteilte Dokumente erschwerten die Steuerung zunehmend. Mit kameon AUDIT Certification wurden Planung, Durchführung, Auditdokumentation und Nachverfolgung strukturierter organisiert. 

Mehr Transparenz über laufende Audits und Zuständigkeiten

Strukturierte Auditdokumentation statt verstreuter Word- und Excel-Dateien

Weniger Nacharbeit durch integrierte Normtexte und Abweichungsmanagement

Das Unternehmen Über AGQS: Mittelgroße Zertifizierungsstelle mit wachsendem Steuerungsbedarf
  

Über AGQS: Mehr Transparenz für eine wachsende Zertifizierungsstelle

AGQS ist eine DAkkS-akkreditierte Zertifizierungsstelle mit Sitz in Remscheid. Das Team betreut rund 160 Kunden aus unterschiedlichen Branchen - von Metallverarbeitung über Kunststoffverarbeitung, Handel und sozialen Einrichtungen, bis hin zu Krankenhäusern und Sportvereinen.

Mit drei internen Auditoren, 1,5 Backoffice-Stellen und sieben bis zehn externen Auditoren arbeitet AGQS in einer Struktur, in der Transparenz über laufende Audits, Zuständigkeiten und offene Punkte besonders wichtig ist.

Ohne kameon AUDIT

Mit kameon AUDIT

Auditplanung in Excel

Keine zentrale Übersicht über laufende Audits, Auditoren und Ressourcen
Auditplanung in Excel

Stammdaten per E-Mail

Hoher Abstimmungsaufwand und schwer nachvollziehbare Änderungen
Stammdaten per E-Mail

Dokumente in Ordnerstrukturen

Unklare Ablage und schwierige Auffindbarkeit aktueller Unterlagen
Dokumente in Ordnerstrukturen

Berichte in Word

Hoher manueller Aufwand bei Erstellung und Abstimmung
Berichte in Word

Abweichungen in separaten Dokumenten

Manuelle Wiedervorlagen und schwierige Nachverfolgung über Auditzyklen 
Abweichungen in separaten Dokumenten

Zentrale Auditplanung

Laufende Audits, Zuständigkeiten und Termine besser im Blick. 
Zentrale Auditplanung

Strukturierte Stammdaten

Einheitlichere Datenbasis für Planung, Dokumentation und Abstimmung. 
Strukturierte Stammdaten

Auditbezogene Dokumente verfügbar

Relevante Unterlagen näher am Auditkontext und schneller auffindbar.
Auditbezogene Dokumente verfügbar

Integrierte Auditdokumentation & Bericht

Normtexte, Bewertungen und Berichtsinhalte strukturierter verbunden.
Integrierte Auditdokumentation & Bericht

Systematische Abweichungsverfolgung

Offene Punkte und Wiedervorlagen nachvollziehbarer über Auditzyklen. 

Systematische Abweichungsverfolgung

 

Standort
Remscheid

Team
3 interne Auditoren,  1,5 Backoffice-Stellen, 7-10 externe Auditoren

Normen
ISO 9001, 14001, 50001, ISO 45001 in Planung

Geschäftsführer
Manuel Fomby

Genutzte Produkte
Audit Management Software für Zertifizierungsstellen mit kameon AUDIT Certification

  
Die Herausforderung

Als Word und Excel zum Steuerungsproblem wurden

Mit der Übernahme der Geschäftsführung wurde sichtbar, dass AGQS zwar funktionierende Prozesse hatte, diese aber stark von Word, Excel, PDFs und Laufwerksstrukturen geprägt waren. Mit wachsendem Auditvolumen wurde diese verteilte Arbeitsweise zunehmend zum Steuerungsproblem: Informationen waren vorhanden, aber nicht schnell genug als Gesamtbild verfügbar. Dadurch war schwer nachvollziehbar, wer woran arbeitet, welche Audits welchen Status haben und welche Abweichungen oder Wiedervorlagen offen sind. 

Fehlende Transparenz über laufende Audits

Status, Zuständigkeiten und offene Aufgaben waren nicht zentral sichtbar und mussten manuell nachvollzogen werden.
Fehlende Transparenz über laufende Audits

Hoher Abstimmungsaufwand zwischen Auditoren und Backoffice

Informationen liefen über verschiedene Kanäle, wodurch Rückfragen, Klärungen und manuelle Nachpflege zunahmen. 
Hoher Abstimmungsaufwand zwischen Auditoren und Backoffice

Unterschiedliche Dokumentationsstände und Medienbrüche

Word, Excel, PDFs und Laufwerksstrukturen führten dazu, dass aktuelle Informationen nicht immer im gleichen Arbeitskontext verfügbar waren. 
Unterschiedliche Dokumentationsstände und Medienbrüche

Steigende Anforderungen an Steuerbarkeit und Nachvollziehbarkeit

Mit wachsendem Auditvolumen wurde es wichtiger, Entscheidungen, Abweichungen und Wiedervorlagen strukturiert nachzuverfolgen. 
Steigende Anforderungen an Steuerbarkeit und Nachvollziehbarkeit
fomby
„Ich hatte als neuer Geschäftsführer unheimliche Probleme nachzuvollziehen: Wer arbeitet gerade an was und warum?“

Manuel Fomby

Geschäftsführer AGQS GmbH

    
Die Lösung

Wie AGQS Auditprozesse mit kameon AUDIT Certification transparenter organisiert

Transparenz entsteht nicht durch ein Dashboard, sondern dadurch, dass Planung, Durchführung, Dokumentation und Nachverfolgung auf einer gemeinsamen Datenbasis zusammenlaufen.

AGQS hat sich darauf konzentriert, zuerst den auditnahen Kernprozess zu verbessern. Planung, Durchführung, Auditdokumentation und Nachverfolgung wurden strukturierter abgebildet, während andere Geschäftsprozesse schrittweise weiterentwickelt werden können. 

Planung

Audits werden zentral geplant und Zuständigkeiten transparenter gemacht. 

Planung

Durchführung

Auditoren arbeiten strukturierter auf einer gemeinsamen Datenbasis. 

Durchführung

Auditdokumentation

Normtexte, Abweichungen und Bewertungen werden stärker im Arbeitskontext zusammengeführt. 

Auditdokumentation

Nachverfolgung

Abweichungen und offene Punkte lassen sich besser nachvollziehen. 
Nachverfolgung
manuel-fomby
„Ich glaube, dass spezialisierte Auditsoftware in drei bis fünf Jahren Muss sein wird, um Auditoren zu gewinnen und zu halten. Die Erwartung junger Fachkräfte an digitale Arbeitsmittel ist hoch.“

Manuel Fomby

Geschäftsführer AGQS GmbH

    

Warum sich AGQS für kameon AUDIT Certification entschieden hat

Die Entscheidung für kameon AUDIT Certification beruhte nicht nur auf dem Lizenzmodell. AGQS hatte sich bereits intensiv mit einer anderen Lösung beschäftigt und stand im Entscheidungsprozess entsprechend weit. Ausschlaggebend war deshalb nicht allein der Preis, sondern die Kombination aus flexiblem Pay-per-Audit-Modell, fachlicher Nähe zum Arbeitsalltag akkreditierter Zertifizierungsstellen und der Bereitschaft, Anforderungen gemeinsam weiterzuentwickeln. 

Branchenspezialisierung

kameon AUDIT Certification war nah genug am Arbeitsalltag akkreditierter Zertifizierungsstellen, um Planung, Auditdokumentation und Abweichungen gezielt abzubilden. 

Branchenspezialisierung

Persönliche Zusammenarbeit

AGQS erlebte kameon nicht als anonymen Softwareanbieter, sondern als Partner, der fachliche Anforderungen aufnimmt und gemeinsam weiterentwickelt.

Persönliche Zusammenarbeit

Flexibles Pay-per-Audit-Modell

Für AGQS passte ein nutzungsbasiertes Modell besser zur eigenen Struktur als hohe Grundgebühren oder Lizenzkosten pro Kunde.

Flexibles Pay-per-Audit-Modell

Pragmatische Weiterentwicklung statt starres Standardprodukt

Entscheidend war nicht nur der Preis, sondern die Bereitschaft, das Produkt entlang realer Anforderungen aus dem Zertifizierungsalltag weiterzuentwickeln.
Pragmatische Weiterentwicklung statt starres Standardprodukt
fomby
„Für uns war nicht nur das Lizenzmodell relevant. Entscheidend war, dass kameon unsere Anforderungen als akkreditierte Zertifizierungsstelle versteht, aufgreift und gemeinsam mit uns weiterentwickelt.“

Manuel Fomby

Geschäftsführer AGQS GmbH

    

Schrittweise Digitalisierung statt Komplettumstellung

AGQS hat nicht alle bestehenden Geschäftsprozesse sofort ersetzt. Der Fokus lag zunächst auf den Bereichen, die Auditoren und Geschäftsführung im Alltag besonders betreffen: Planung, Durchführung, Auditdokumentation, Berichtserstellung und Abweichungen. 

Bestehende Prozesse sinnvoll weiter nutzen

Kalkulation, Angebote, Verträge und Rechnungen konnten zunächst in bestehenden Tools bleiben, während der Auditprozess transparenter organisiert wurde. 

Bestehende Prozesse sinnvoll weiter nutzen

Auditnahen Kernprozess zuerst verbessern

AGQS optimierte zuerst Planung, Durchführung, Auditdokumentation, Berichtserstellung und Abweichungen – also die Bereiche mit direkter Wirkung auf Transparenz und Steuerbarkeit.

Auditnahen Kernprozess zuerst verbessern

Akzeptanz im Auditorenteam schaffen

Der Einstieg fokussierte auf spürbare Entlastung im Alltag: weniger Nacharbeit, klarere Dokumentation und besser nachvollziehbare Auditstände.

Akzeptanz im Auditorenteam schaffen

Weiterentwicklung schrittweise ermöglichen

Weitere Prozessschritte können nach und nach geprüft werden, ohne die gesamte Auditorganisation auf einmal umzustellen.
Weiterentwicklung schrittweise ermöglichen
fomby
„Am Markt, den ich kenne, ist kameon AUDIT für unsere Anwendung die beste Lösung. Auch wenn erst etwa 60 Prozent dessen abgedeckt sind, was möglich wäre: Das Potenzial ist groß – und kameon ist für uns trotzdem klar vorne.“

Manuel Fomby

Geschäftsführer AGQS GmbH

Ergebnisse

Von Word und Excel zur transparenten Auditorganisation

Mit kameon AUDIT Certification hat AGQS vor allem mehr Transparenz über laufende Audits, Zuständigkeiten und Dokumentationsstände gewonnen. Informationen, die früher über Word-Dateien, Excel-Listen, PDFs und Laufwerksstrukturen verteilt waren, werden heute strukturierter im auditnahen Arbeitskontext abgebildet.

Dadurch kann AGQS besser nachvollziehen, welche Audits laufen, wer für welche Schritte verantwortlich ist und welche Abweichungen oder Wiedervorlagen offen sind. Das erleichtert die Abstimmung zwischen Auditoren, Backoffice und Geschäftsführung und unterstützt eine klarere Steuerung der Auditorganisation.

Auch die Auditdokumentation ist einheitlicher geworden. Normtexte, Bewertungen, Berichtsinhalte und Abweichungen werden stärker miteinander verbunden. So lassen sich Dokumentationsstände besser nachvollziehen und manuelle Abstimmungen gezielter reduzieren.

Für AGQS bedeutet das: weniger verstreute Informationen, weniger manuelle Klärung und eine klarere Grundlage, um Auditprozesse im Alltag transparent und nachvollziehbar zu steuern.

      
manuel-fomby
„Für unsere Auditoren ist entscheidend, dass relevante Informationen im Audit besser zusammengeführt werden. Das unterstützt die Dokumentation, ohne die fachliche Bewertung aus dem Prozess zu nehmen.“

Manuel Fomby

Geschäftsführer AGQS GmbH

Häufige Fragen zur Optimierung von Auditprozessen

Was bedeutet mehr Transparenz im Auditprozess konkret?

Mehr Transparenz bedeutet, laufende Audits, Zuständigkeiten, Dokumentationsstände, offene Abweichungen und Wiedervorlagen schneller nachvollziehen zu können. Für AGQS reduziert das den manuellen Aufwand, Informationen aus einzelnen Dateien, Listen oder Rückfragen zusammenzuführen. 

Welche Prozesse hat AGQS zuerst optimiert?

AGQS hat zuerst den auditnahen Kernprozess verbessert: Planung, Durchführung, Auditdokumentation, Berichtserstellung und Abweichungsmanagement. 

Warum wurden bestehende Systeme nicht vollständig ersetzt?

AGQS hat bewusst pragmatisch begonnen. Kalkulation, Angebote, Verträge und Rechnungen können teilweise weiter in bestehenden Systemen bleiben, während der Auditprozess selbst strukturierter abgebildet wird. 

Für welche Zertifizierungsstellen eignet sich kameon AUDIT Certification?

Audit Management Software für Zertifizierungsstellen lohnt sich für Zertifizierungsstellen, die Auditplanung, Durchführung, Auditdokumentation und Abweichungsmanagement transparenter und strukturierter organisieren möchten. 

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Auditprozesse transparenter organisieren

Erfahren Sie in einer individuellen Demo, wie kameon AUDIT Certification Zertifizierungsstellen dabei unterstützt, Auditplanung, Durchführung, Dokumentation und Abweichungsmanagement transparenter zu organisieren. Mit mehr Überblick über laufende Audits, Zuständigkeiten und offene Punkte. 

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