kameon x AGQS

Optimizar los procesos de auditoría: cómo AGQS aporta más transparencia

Con el aumento del volumen de auditorías, AGQS necesitaba una mayor transparencia sobre las auditorías en curso, las responsabilidades y las desviaciones. El uso de Word, Excel y documentos dispersos dificultaba cada vez más la gestión. Con kameon AUDIT Certification, la planificación, la ejecución, la documentación de las auditorías y el seguimiento se organizaron de forma más estructurada.

Mayor transparencia sobre las auditorías en curso y las competencias

Documentación de auditoría estructurada en lugar de archivos dispersos de Word y Excel

Menos trabajo adicional gracias a los textos normativos integrados y a la gestión de desviaciones

La empresa Acerca de AGQS: organismo de certificación de tamaño medio con unas necesidades de gestión cada vez mayores
El reto Cuando la falta de transparencia dificultó la organización de la auditoría
La solución Cómo AGQS organiza los procesos de auditoría de forma más transparente con kameon AUDIT Certification
Por qué AGQS ha optado por la certificación kameon AUDIT
Digitalización gradual en lugar de una transformación total
Resultados De Word y Excel a una organización de auditoría transparente

La empresa Acerca de AGQS: organismo de certificación de tamaño medio con unas necesidades de gestión cada vez mayores

AGQS es un organismo de certificación acreditado por DAkkS con sede en Remscheid. Su equipo atiende a unos 160 clientes de diversos sectores, desde la transformación de metales y de plásticos, pasando por el comercio y las instituciones sociales, hasta hospitales y clubes deportivos.

Con tres auditores internos, 1,5 puestos de administración y entre siete y diez auditores externos, AGQS opera con una estructura en la que la transparencia sobre las auditorías en curso, las responsabilidades y los asuntos pendientes reviste una importancia especial.

Planificación de auditorías en Excel

No existe una visión general centralizada de las auditorías en curso, los auditores y los recursos

Datos maestros por correo electrónico

Gran esfuerzo de coordinación y modificaciones difíciles de comprender

Documentos en estructuras de carpetas

Arquivado poco claro y dificultad para localizar los documentos actuales

Informes en Word

Gran esfuerzo manual en la elaboración y la coordinación

Diferencias en documentos independientes

Reenvíos manuales y dificultad para realizar un seguimiento a lo largo de los ciclos de auditoría

Planificación centralizada de auditorías

Una visión más clara de las auditorías en curso, las responsabilidades y los plazos.

Datos maestros estructurados

Una base de datos más uniforme para la planificación, la documentación y la coordinación.

Documentos relacionados con la auditoría disponibles

Los documentos relevantes están más cerca del contexto de la auditoría y se pueden localizar más rápidamente.

Documentación e informe de auditoría integrados

Los textos normativos, las evaluaciones y el contenido de los informes están interrelacionados de forma más estructurada.

Seguimiento sistemático de las desviaciones

Los asuntos pendientes y los asuntos que deben volver a tratarse se pueden seguir mejor a través de los ciclos de auditoría.

Al asumir la dirección de la empresa, quedó patente que, aunque AGQS contaba con procesos que funcionaban, estos dependían en gran medida de Word, Excel, archivos PDF y estructuras de unidades de disco. A medida que aumentaba el volumen de auditorías, esta forma de trabajo dispersa se convirtió cada vez más en un problema de gestión: la información estaba disponible, pero no se podía obtener una visión global con la suficiente rapidez. Esto hacía difícil saber quién estaba trabajando en qué, en qué estado se encontraban las auditorías y qué desviaciones o asuntos pendientes quedaban por resolver.

Falta de transparencia sobre las auditorías en curso

El estado, las responsabilidades y las tareas pendientes no se podían consultar de forma centralizada y había que hacer un seguimiento manual de ellas.

Gran esfuerzo de coordinación entre los auditores y el back office

La información circulaba a través de distintos canales, lo que provocó un aumento de las consultas, las aclaraciones y el trabajo manual de seguimiento.

Diferentes niveles de documentación y cambios de formato

Word, Excel, los archivos PDF y las estructuras de las unidades de disco hacían que la información actualizada no siempre estuviera disponible en el mismo contexto de trabajo.

Exigencias cada vez mayores en materia de control y trazabilidad

A medida que aumentaba el volumen de auditorías, se hizo más importante realizar un seguimiento estructurado de las decisiones, las desviaciones y los asuntos pendientes.

La transparencia no se consigue con un panel de control, sino cuando la planificación, la ejecución, la documentación y el seguimiento convergen en una base de datos común.

AGQS se ha centrado, en primer lugar, en mejorar el proceso central relacionado con las auditorías. La planificación, la ejecución, la documentación de las auditorías y el seguimiento se han estructurado de forma más ordenada, mientras que otros procesos empresariales pueden seguir desarrollándose de forma gradual.

Planificación

Las auditorías se planifican de forma centralizada y se hace más transparente la distribución de responsabilidades.

Ejecución

Los auditores trabajan de forma más estructurada a partir de una base de datos común.

Documentación de auditoría

Los textos normativos, las excepciones y las evaluaciones se integran en mayor medida en el contexto laboral.

Seguimiento

Las discrepancias y las cuestiones pendientes se pueden comprender mejor.

«Creo que, dentro de tres a cinco años, el software especializado en auditoría será imprescindible para atraer y retener a los auditores. Las expectativas de los jóvenes profesionales respecto a las herramientas de trabajo digitales son muy altas».

Manuel Fomby

Director general de AGQS GmbH

La decisión de optar por kameon AUDIT Certification no se basó únicamente en el modelo de licencia. AGQS ya había estudiado a fondo otra solución y se encontraba en una fase avanzada del proceso de decisión. Por lo tanto, el factor decisivo no fue únicamente el precio, sino la combinación de un modelo flexible de pago por auditoría, la proximidad técnica al día a día de los organismos de certificación acreditados y la disposición a seguir desarrollando conjuntamente los requisitos.

Especialización sectorial

La certificación kameon AUDIT se ajustaba lo suficiente a la realidad diaria de los organismos de certificación acreditados como para reflejar de forma específica la planificación, la documentación de las auditorías y las no conformidades.

Colaboración personal

AGQS no percibió a kameon como un proveedor de software anónimo, sino como un socio que asimila los requisitos técnicos y los desarrolla conjuntamente.

Modelo flexible de pago por auditoría

Para AGQS, un modelo basado en el uso se adaptaba mejor a su propia estructura que unas cuotas básicas elevadas o unos costes de licencia por cliente.

Un desarrollo pragmático en lugar de un producto estándar rígido

Lo decisivo no fue solo el precio, sino la disposición a seguir desarrollando el producto en función de las necesidades reales del día a día de la certificación.

«Para nosotros no solo era relevante el modelo de licencia. Lo decisivo fue que kameon comprendiera nuestras necesidades como organismo de certificación acreditado, las tuviera en cuenta y las desarrollara junto con nosotros».

Manuel Fomby

Director general de AGQS GmbH

Seguir aprovechando de forma adecuada los procesos existentes

En un primer momento, los cálculos, los presupuestos, los contratos y las facturas pudieron seguir gestionándose con las herramientas ya existentes, mientras que el proceso de auditoría se organizó de forma más transparente.

Mejorar primero los procesos clave relacionados con la auditoría

AGQS optimizó en primer lugar la planificación, la ejecución, la documentación de las auditorías, la elaboración de informes y las desviaciones, es decir, los ámbitos que tienen un impacto directo en la transparencia y la capacidad de control.

Lograr la aceptación en el equipo de auditores

La fase inicial se centró en lograr un alivio tangible en el día a día: menos trabajo de corrección, una documentación más clara y un estado de las auditorías más fácil de seguir.

Facilitar el desarrollo progresivo

Se pueden ir revisando progresivamente otras fases del proceso sin tener que reorganizar de golpe toda la estructura de auditoría.

«En el mercado que conozco, kameon AUDIT es la mejor solución para nuestra aplicación. Aunque solo cubra alrededor del 60 % de lo que sería posible, el potencial es enorme y, aun así, kameon es claramente nuestra primera opción».

Manuel Fomby

Director general de AGQS GmbH

Con kameon AUDIT Certification, AGQS ha ganado, sobre todo, una mayor transparencia sobre las auditorías en curso, las responsabilidades y el estado de la documentación. La información que antes se encontraba dispersa en archivos de Word, listas de Excel, PDF y estructuras de discos duros, ahora se presenta de forma más estructurada en el contexto de trabajo relacionado con las auditorías.

De este modo, AGQS puede comprender mejor qué auditorías están en curso, quién es responsable de cada paso y qué desviaciones o asuntos pendientes quedan por resolver. Esto facilita la coordinación entre los auditores, el departamento administrativo y la dirección, y contribuye a una gestión más clara de la organización de las auditorías.

La documentación de las auditorías también se ha unificado. Los textos normativos, las evaluaciones, el contenido de los informes y las no conformidades están más interrelacionados. De este modo, se puede hacer un mejor seguimiento del estado de la documentación y reducir de forma más específica las coordinaciones manuales.

Para AGQS, esto se traduce en menos información dispersa, menos aclaraciones manuales y una base más clara para gestionar los procesos de auditoría en el día a día de forma transparente y comprensible.

«Para nuestros auditores es fundamental que la información relevante se recopile mejor durante la auditoría. Esto facilita la documentación sin restar importancia a la evaluación técnica del proceso».

Manuel Fomby

Director general de AGQS GmbH

Preguntas frecuentes sobre la optimización de los procesos de auditoría

Una mayor transparencia permite hacer un seguimiento más rápido de las auditorías en curso, las responsabilidades, el estado de la documentación, las desviaciones pendientes y los asuntos que deben volver a tratarse. Para AGQS, esto reduce el trabajo manual que supone recopilar información de distintos archivos, listas o consultas.

AGQS ha mejorado en primer lugar los procesos fundamentales relacionados con las auditorías: planificación, ejecución, documentación de las auditorías, elaboración de informes y gestión de desviaciones.

AGQS ha optado deliberadamente por un enfoque pragmático. El cálculo de costes, las ofertas, los contratos y las facturas pueden seguir gestionándose, en parte, en los sistemas actuales, mientras que el proceso de auditoría en sí se gestiona de forma más estructurada.

El software de gestión de auditorías para organismos de certificación resulta útil para aquellos organismos que deseen organizar la planificación, la realización y la documentación de las auditorías, así como la gestión de las no conformidades, de forma más transparente y estructurada.

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Organizar los procesos de auditoría de forma más transparente

Descubra, en una demostración personalizada, cómo kameon AUDIT Certification ayuda a los organismos de certificación a organizar de forma más transparente la planificación, la realización, la documentación y la gestión de las no conformidades de las auditorías. Con una visión más clara de las auditorías en curso, las responsabilidades y los puntos pendientes.

Optimizar los procesos de auditoría: cómo AGQS aporta más transparencia

Mayor transparencia sobre las auditorías en curso y las competencias

Documentación de auditoría estructurada en lugar de archivos dispersos de Word y Excel

Menos trabajo adicional gracias a los textos normativos integrados y a la gestión de desviaciones

Acerca de AGQS: Mayor transparencia para una entidad de certificación en expansión

Sin kameon AUDIT

Con kameon AUDIT

Planificación de auditorías en Excel

Datos maestros por correo electrónico

Documentos en estructuras de carpetas

Informes en Word

Diferencias en documentos independientes

Planificación centralizada de auditorías

Datos maestros estructurados

Documentos relacionados con la auditoría disponibles

Documentación e informe de auditoría integrados

Seguimiento sistemático de las desviaciones

Cuando Word y Excel se convirtieron en un problema de gestión

Falta de transparencia sobre las auditorías en curso

Gran esfuerzo de coordinación entre los auditores y el back office

Diferentes niveles de documentación y cambios de formato

Exigencias cada vez mayores en materia de control y trazabilidad

Cómo AGQS organiza los procesos de auditoría de forma más transparente con kameon AUDIT Certification

Planificación

Ejecución

Documentación de auditoría

Seguimiento

Por qué AGQS ha optado por la certificación kameon AUDIT

Especialización sectorial

Colaboración personal

Modelo flexible de pago por auditoría

Un desarrollo pragmático en lugar de un producto estándar rígido

Digitalización gradual en lugar de una transformación total

Seguir aprovechando de forma adecuada los procesos existentes

Mejorar primero los procesos clave relacionados con la auditoría

Lograr la aceptación en el equipo de auditores

Facilitar el desarrollo progresivo

De Word y Excel a una organización de auditoría transparente

Preguntas frecuentes sobre la optimización de los procesos de auditoría

Organizar los procesos de auditoría de forma más transparente