Wie lange dauert die Einführung einer Auditsoftware?

Wer eine Auditsoftware konkret prüft, möchte meist früh wissen, welcher Aufwand zwischen der Entscheidung für ein System und dem produktiven Einsatz liegt. Eine pauschale Zeitangabe hilft dabei jedoch wenig. Selbst mit derselben Plattform können sich zwei Einführungsprojekte deutlich unterscheiden.

Ausschlaggebend sind unter anderem die bestehenden Auditprozesse, der Umfang der Datenübernahme, die gewünschte Konfiguration, die beteiligten Personen und die internen Kapazitäten. Auch die Frage, ob zunächst ein begrenzter Anwendungsbereich oder direkt ein größerer Umfang eingeführt werden soll, beeinflusst das Projekt.

Wer eine Auditsoftware einführen möchte, sollte deshalb weniger nach einer festen Zahl fragen. Wichtiger ist, was in der eigenen Organisation bis zum produktiven Einsatz vorbereitet, entschieden und geprüft werden muss.

In diesem Artikel:

Warum es keine pauschale Einführungsdauer gibt
Welche Faktoren beeinflussen die Dauer einer Auditsoftware-Einführung
Von der Entscheidung zur produktiven Nutzung
Was vor Projektstart vorbereitet sein sollte
Muss eine Auditsoftware direkt vollständig ausgerollt werden?
Welche Faktoren eine Einführung unnötig verlängern können
Wie viel interner Aufwand sollte eingeplant werden?
Die Dauer hängt vom tatsächlichen Einführungsumfang ab
Häufige Fragen zur Einführung einer Auditsoftware

Warum es keine pauschale Einführungsdauer gibt

Ein überschaubarer Auditprozess mit wenigen Beteiligten stellt andere Anforderungen als die Einführung in einer Zertifizierungsstelle mit mehreren Auditprogrammen, Organisationseinheiten oder Standorten.

Deshalb lässt sich die Dauer einer Auditsoftware Einführung nicht allein anhand der Software bestimmen. Entscheidend ist, was vor der produktiven Nutzung geklärt und umgesetzt werden soll. Dazu können die Übernahme bestehender Daten, die Abbildung organisatorischer Strukturen, die Vorbereitung von Vorlagen und die Abstimmung mit verschiedenen Fachverantwortlichen gehören.

Auch Produkt und Nutzungsszenario spielen eine Rolle. kameon AUDIT Core ist beispielsweise für einzelne Auditoren und QM-Anwender ausgelegt und kann ohne umfangreiches Setup gestartet und direkt getestet werden. Bei einer Zertifizierungsstelle mit mehreren Auditoren, Mandanten, Standorten und Auditprogrammen kann die Einführung von kameon AUDIT Certification dagegen mehr Abstimmung und Vorbereitung erfordern.

 Der gewählte Startumfang wirkt sich ebenfalls auf den Aufwand aus. Eine Organisation kann zunächst einen klar abgegrenzten Anwendungsbereich einführen oder bereits zum ersten produktiven Einsatz einen größeren Teil ihrer Prozesse abbilden.

Bei kameon AUDIT ist die technische Bereitstellung eines Testsystems innerhalb weniger Minuten möglich. Bei einem gut vorbereiteten, überschaubaren Einführungsszenario kann der Einstieg inklusive Onboarding und Datenübernahme innerhalb von etwa einer Woche erfolgen. Bei größeren oder komplexeren Organisationen kann die Einführung entsprechend mehr Zeit benötigen.

Welche Faktoren beeinflussen die Dauer einer Auditsoftware-Einführung

Ausgangssituation und Prozesskomplexität

Zu Beginn muss klar sein, welche Auditprozesse mit der neuen Plattform abgebildet werden sollen. Dazu zählen beispielsweise unterschiedliche Auditarten, beteiligte Teams und organisatorische Einheiten sowie gegebenenfalls mehrere Standorte.

Ebenso wichtig ist die bisherige Arbeitsweise. Eine Organisation mit wenigen klar strukturierten Übersichten startet unter anderen Voraussetzungen als eine Organisation, deren Auditinformationen auf Tabellen, Dokumente und weitere Systeme verteilt sind.

Der bestehende Beitrag Excel im Auditmanagement bietet an dieser Stelle eine vorgelagerte Orientierung. Er behandelt die Frage, ab wann manuelle Übergaben und parallele Datenpflege so viel Koordinationsaufwand erzeugen, dass eine zentrale Plattform geprüft werden sollte.

Datenübernahme

Ein weiterer Zeitfaktor ist die Frage, welche bestehenden Daten in der neuen Auditmanagement-Plattform benötigt werden. Bei einer Auditsoftware Migration sollte deshalb früh geklärt werden, welche Informationen weitergeführt werden sollen und welche Altdaten für die künftigen Prozesse keinen relevanten Nutzen mehr haben.

Der Aufwand hängt außerdem davon ab, wie strukturiert und aktuell die vorhandenen Daten sind. Müssen vor der Migration zunächst Dubletten, unvollständige Datensätze oder veraltete Informationen geprüft werden, entsteht zusätzlicher Abstimmungsbedarf.

Bei kameon AUDIT können Daten beispielsweise über vorbereitete Excel-Vorlagen oder API-Schnittstellen übernommen werden. Je nach Projekt können weitere Schnittstellen geprüft und umgesetzt werden. Kunden müssen die Datenübernahme dabei nicht vollständig selbst organisieren: kameon kann bei der Vorbereitung und Übernahme unterstützen, je nach Umfang auch als zusätzliche Leistung.

Konfiguration und Prozessabbildung

Eine Auditsoftware muss zur Arbeitsweise der jeweiligen Organisation passen. Vor dem Start können deshalb Entscheidungen zu Auditstrukturen, Rollen, Vorlagen oder anderen organisatorischen Vorgaben erforderlich sein.

Je mehr Sonderfälle bereits zum Projektstart berücksichtigt werden sollen, desto größer kann der Abstimmungsbedarf werden. Deshalb hilft es, früh zwischen notwendigen Anforderungen und Anpassungen zu unterscheiden, die auch nach dem ersten produktiven Einsatz geprüft werden können.

Bei kameon AUDIT gehören zum Einstieg typischerweise die Vorstellung des Systems und der zentralen Funktionen, der Support-Bereich sowie die Besprechung spezifischer Anforderungen. In einem gemeinsamen System-Check werden organisatorische und technische To-dos geklärt. Für größere Teams kann außerdem eine Onboarding-Strategie für Auditoren abgestimmt werden.

Interne Verfügbarkeit

Die Projektdauer hängt auch von den verfügbaren Ressourcen auf Kundenseite ab. Fachliche Fragen müssen beantwortet, Entscheidungen getroffen und konfigurierte Prozesse geprüft werden.

Ein Softwareanbieter kann die Auditsoftware Implementierung begleiten. Das Wissen darüber, wie Audits heute organisiert werden und welche Anforderungen künftig gelten sollen, muss jedoch aus der jeweiligen Organisation kommen. Fehlen feste Ansprechpartner oder verfügbare Prüfzeiten, verlängern sich Abstimmungsschleifen.

Von der Entscheidung zur produktiven Nutzung

Diese Darstellung ist bewusst vereinfacht. Einzelne Schritte können sich überschneiden oder je nach Projekt unterschiedlich gewichtet werden. Das Auditsoftware Onboarding ist dabei Teil des Übergangs in die produktive Nutzung und muss zum jeweiligen Einführungsszenario passen.

Was vor Projektstart vorbereitet sein sollte

Viele offene Fragen lassen sich bereits vor der Einführung der Auditsoftware klären. Das verkürzt nicht automatisch die Zahl der Projekttage, kann aber unnötige Entscheidungsschleifen vermeiden.

Besonders bei einer umfangreicheren Auditsoftware Migration lohnt es sich, diese Punkte vor Projektstart zu strukturieren. Die technische Umsetzung ist nur ein Teil des Aufwands.

Ein Praxisbeispiel dafür ist AGQS. Die Zertifizierungsstelle konzentrierte sich zunächst auf den auditnahen Kernprozess mit Planung, Durchführung, Auditdokumentation, Berichtserstellung und Abweichungen. Kalkulation, Angebote, Verträge und Rechnungen konnten zunächst in den bestehenden Werkzeugen bleiben. Der Umfang des ersten Schritts wurde damit bewusst auf die Prozesse begrenzt, die zuerst mit der neuen Plattform abgebildet werden sollten.

Muss eine Auditsoftware direkt vollständig ausgerollt werden?

Je nach Organisation kann eine schrittweise Einführung sinnvoll sein. So kann zunächst ein definierter Auditprozess, eine organisatorische Einheit oder eine begrenzte Nutzergruppe mit dem neuen System arbeiten.

Dass ein solcher Einstieg auch in der Praxis möglich sein kann, zeigt GG-CERT. Die Zertifizierungsstelle startete schrittweise mit einem vorkonfigurierten Zugang, in dem bereits erste Strukturen hinterlegt waren. Besonders komplexe Auditkombinationen wurden während einer Übergangsphase zunächst weiterhin in den bestehenden Strukturen geführt. Die Umstellung erfolgte damit nach und nach, anstatt alle Prozesse gleichzeitig auf das neue System zu übertragen.

Auch AGQS hat nicht alle bestehenden Geschäftsprozesse gleichzeitig ersetzt, sondern zunächst den auditnahen Kernprozess in den Mittelpunkt gestellt. Beide Praxisfälle zeigen, dass der Umfang des ersten produktiven Einsatzes begrenzt werden kann. Ob dieses Vorgehen für die eigene Organisation geeignet ist, hängt vom konkreten Prozess und den Abhängigkeiten zwischen den beteiligten Bereichen ab.

Der Auditsoftware Rollout muss deshalb nicht zwangsläufig bedeuten, dass alle Prozesse und Nutzer gleichzeitig umgestellt werden.

Bei kameon AUDIT Certification kann ein schrittweiser Einstieg sinnvoll sein. Zertifizierungsstellen bilden häufig mehrere Auditprogramme, Mandanten, Auditoren, Standorte und Standards in der Plattform ab. Je nach Ausgangssituation können deshalb zunächst ausgewählte Prozesse oder Auditkonstellationen umgesetzt und weitere Bereiche anschließend ergänzt werden.

kameon AUDIT Core ist stärker auf die operative Arbeit einzelner Auditoren ausgerichtet, die ihre Audits planen, durchführen und dokumentieren. Der Einführungsumfang ist dadurch meist überschaubarer, sodass ein vollständiger Einstieg schneller möglich sein kann.

Welche Faktoren eine Einführung unnötig verlängern können

Verzögerungen entstehen häufig, wenn grundlegende Entscheidungen erst während der Umsetzung getroffen werden. Dazu gehören ungeklärte Verantwortlichkeiten, ein noch offener Umgang mit Altdaten oder zusätzliche Anforderungen, die während des Projekts in den ursprünglichen Umfang aufgenommen werden.

Auch fehlende Zeit für Tests und Rückmeldungen kann den Fortschritt bremsen. Werden konfigurierte Abläufe erst spät fachlich geprüft, werden notwendige Anpassungen entsprechend später sichtbar.

Ein klar abgegrenzter Startumfang erleichtert häufig die Projektsteuerung. Zusätzliche Wünsche können anschließend bewusst priorisiert werden, statt den Umfang während der Einführung fortlaufend zu erweitern.

Wie viel interner Aufwand sollte eingeplant werden?

Wer eine Auditmanagement Software einführen möchte, braucht dafür auch interne Kapazitäten. Konkrete Stunden oder Personentage lassen sich ohne Kenntnis des Projekts nicht zuverlässig angeben.

Zeit wird vor allem für fachliche Entscheidungen, Datenprüfung, Rückfragen und Tests benötigt. Zusätzlicher Aufwand kann entstehen, wenn Nutzer vor dem produktiven Start mit neuen Abläufen vertraut gemacht werden müssen.

Für die Planung ist deshalb entscheidend, welche Personen benötigt werden und wann sie im Projekt verfügbar sein müssen.

Konkrete Stunden oder Personentage lassen sich ohne Kenntnis des Projekts nicht zuverlässig angeben. Der interne Aufwand hängt unter anderem davon ab, wie viele Personen eingebunden werden müssen, welche Daten und Dateien vorbereitet werden sollen und wie komplex die bestehende Organisation ist.

Welche Fragen du einem Auditsoftware-Anbieter vor Projektstart stellen solltest

Wenn du eine Auditmanagement-Software einführen möchtest, solltest du dich vor Vertragsabschluss auch über den vorgesehenen Einführungsprozess informieren. So lässt sich besser einschätzen, welche Aufgaben beim Anbieter liegen und welche Vorbereitung intern erforderlich ist.

Praxis-Check

 ☐ Welche Schritte umfasst die Einführung?
 ☐ Welche Informationen werden zu Projektbeginn benötigt?
 ☐ Welche bestehenden Daten können übernommen werden?
 ☐ Welche Vorbereitung wird auf Kundenseite erwartet?
 ☐ Welche Konfiguration muss vor der ersten produktiven Nutzung abgeschlossen sein?
 ☐ Kann die Einführung schrittweise erfolgen?
 ☐ Wie werden Tests, Rückmeldungen und Abnahmen organisiert?
 ☐ Welche Unterstützung erhalten Nutzer beim Einstieg?
 ☐ Welche Faktoren können den vorgesehenen Projektablauf beeinflussen?
 ☐ Was muss vor dem produktiven Start fachlich geklärt sein?

Solche Fragen liefern für die eigene Planung meist mehr Substanz als eine isolierte Aussage zur Dauer der Einführung der Auditsoftware.

Die Dauer hängt vom tatsächlichen Einführungsumfang ab

Eine belastbare Einschätzung der Auditsoftware Einführung ist erst möglich, wenn Ausgangssituation, Datenbestand, Prozesskomplexität, Konfigurationsbedarf, interne Verfügbarkeit und geplanter Rollout bekannt sind.

Die Praxisfälle von AGQS und GG-CERT zeigen zugleich, dass der erste produktive Einsatz nicht zwangsläufig alle bestehenden Prozesse umfassen muss. Ein klar definierter Startumfang kann deshalb Teil der Projektplanung sein. Wie weit dieser Umfang im konkreten Fall begrenzt werden kann, sollte vor Projektbeginn geklärt werden.