Cómo GG-CERT digitaliza sus procesos de auditoría como organismo de certificación
Con unas 80 auditorías al año, GG-CERT necesitaba una alternativa digital a Excel, al correo electrónico y a las estructuras tradicionales de carpetas. La planificación, la documentación, la generación de informes y el seguimiento debían integrarse en un flujo de auditoría coherente y trazable.
Por qué los auditores, organismos de certificación y equipos de gestión de calidad
cambian a kameon Audit
Procesos estructurados, menos esfuerzo y más control: kameon Audit estandariza tanto las auditorías sencillas como las complejas de varias sedes y sustituye a Excel, las interrupciones de los medios y las repeticiones manuales. La atención sigue centrada en los conocimientos técnicos.
Se acabó la planificación en Excel
Las desviaciones ya no se pierden
Se acabó el caos de correos electrónicos y archivos
- La empresa Acerca de GG-CERT: cómo un organismo de certificación digitalizó sus procesos de auditoría
- El reto Cuando las interrupciones entre herramientas dificultan los procesos de auditoría
- La solución Cómo ha digitalizado GG-CERT sus procesos de auditoría
- Por qué GG-CERT eligió kameon AUDIT Certification para digitalizar sus procesos de auditoría
- De procesos manuales a una auditoría digital, sin grandes interrupciones
- Resultados De procesos fragmentados a una auditoría integral y conectada
Acerca de GG-CERT: cómo un organismo de certificación digitalizó sus procesos de auditoría
GG-CERT GmbH es un organismo de certificación acreditado por el DAkkS con sede en Colonia que realiza unas 80 auditorías al año.
El equipo trabaja con empleados internos y una red de auditores externos y presta apoyo a sistemas de gestión conformes con las normas ISO 9001, 14001, 50001 y 45001 (ISO 27001 en preparación).
Con el aumento del volumen de auditorías y de las normas aplicables, las estructuras basadas en Excel, correo electrónico y carpetas compartidas para la planificación, la documentación y la comunicación se convirtieron progresivamente en un riesgo operativo.
La visibilidad general, el seguimiento, la protección de datos y la gestión de accesos para auditores externos ya no podían garantizarse de forma fiable con las herramientas existentes.
Este caso práctico muestra cómo los organismos de certificación pueden digitalizar sus procesos de auditoría para planificar, ejecutar y realizar seguimientos sin discontinuidades ni pérdida de trazabilidad.
Sin kameon AUDIT
Con kameon AUDIT
Sin kameon AUDIT
Con kameon AUDIT
Planificación de auditorías en Excel
Datos maestros por correo electrónico
Documentos en estructuras de carpetas
Derechos de acceso manuales
Informes en Word
Desviaciones en Excel
Planificación digitalizada de auditorías
Gestión centralizada de documentos
Datos maestros estructurados
Acceso regulado para auditores
Generación integrada de informes
Seguimiento sistemático de las desviaciones
Nueva presentación automática en la auditoría de seguimiento
Con kameon AUDIT
Con kameon AUDIT
Planificación de auditorías en Excel
Datos maestros gestionados por correo electrónico
Documentos distribuidos en carpetas
Gestión manual de accesos
Informes en Word
Desviaciones gestionadas en Excel
Planificación centralizada de auditorías
Datos maestros estructurados
Almacenamiento centralizado de documentos
Gestión centralizada de accesos de auditores
Generación integrada de informes
Seguimiento estructurado de desviaciones
Seguimiento automático y trazable a lo largo de los ciclos de auditoría.
Planificación de auditorías en Excel
Datos maestros por correo electrónico
Documentos en carpetas de Teams
Acceso para auditores externos
Informes en Word
Desviaciones en tablas Excel
Planificación centralizada de auditorías
Datos maestros estructurados
Almacenamiento centralizado de documentos
Acceso regulado de auditores
Generación integrada de informes
Seguimiento sistemático de las desviaciones
Nueva presentación automática en la auditoría de seguimiento
GG-CERT es un organismo de certificación acreditado por el DAkkS que se centra en los sistemas de gestión y trabaja con auditores internos y externos.
Ubicación
Colonia, Alemania
Equipo
8 empleados, 12 auditores externos
Normas
ISO 9001, 14001, 50001, 45001, CSC
ISO 27001 en planificación
Productos utilizados
kameon AUDIT Certificación
Para los organismos de certificación que necesitan gestionar múltiples auditorías, auditores externos y desviaciones a lo largo de los ciclos de auditoría, kameon AUDIT Certification está diseñado como software de gestión de auditorías para organismos de certificación.
Cuando las interrupciones entre herramientas dificultan los procesos de auditoría
A medida que aumentaba la complejidad de las auditorías, se hizo evidente que las herramientas existentes ya no permitían gestionar el proceso de forma fiable y trazable. La información estaba distribuida entre diferentes sistemas, la coordinación requería mucho tiempo y aspectos clave como el seguimiento, la protección de datos y la transparencia resultaban difíciles de controlar, especialmente en auditorías con participantes externos.
La situación se agravó con la incorporación de nuevas normas y el aumento de la presión sobre los equipos de auditoría. Los procesos manuales basados en Excel, correo electrónico y carpetas compartidas dejaron de ser eficientes, escalables y sostenibles para el trabajo diario.
Como resultado, surgieron cuatro problemas especialmente críticos:
Falta de visibilidad sobre auditorías y recursos
Ausencia de un seguimiento estructurado de las desviaciones
Exceso de trabajo manual en el día a día
Mayor complejidad operativa y presión sobre los equipos de auditoría
La incorporación de nuevas normas y la escasez de auditores cualificados hicieron que los procesos basados en Excel, correo electrónico y carpetas compartidas fueran cada vez más difíciles de gestionar.
"Fue precisamente en ese momento cuando quedó claro que un panorama de herramientas aisladas ya no era suficiente y que se necesitaba un proceso integral".
Nadine Bukaddor
Jefe Adjunto del Organismo de Certificación de Sistemas de Gestión
"Fue precisamente en ese momento cuando quedó claro que un panorama de herramientas aisladas ya no era suficiente y que se necesitaba un proceso integral".
Nadine Bukaddor
Jefe Adjunto del Organismo de Certificación de Sistemas de Gestión
Cómo ha digitalizado GG-CERT sus procesos de auditoría
Con kameon AUDIT, GG-CERT no solo digitalizó el proceso de auditoría, sino que también transformó por completo su forma de trabajar. La planificación, la ejecución y el seguimiento ahora se gestionan desde un sistema integrado, en lugar de utilizar herramientas separadas y procesos fragmentados.
Las auditorías, los datos de clientes, las desviaciones y los informes se gestionan en una base de datos centralizada. Los auditores externos acceden mediante permisos claramente definidos y los clientes utilizan un portal seguro para el intercambio de documentación.
Planificación
Las auditorías se organizan de forma centralizada, con visibilidad completa de recursos, estados y cargas de trabajo. Esto permite realizar un seguimiento claro de la situación en cualquier momento, incluso en escenarios complejos o con limitaciones de tiempo.
Ejecución
Las desviaciones y medidas se registran directamente en el sistema y permanecen vinculadas a lo largo de los distintos ciclos de auditoría. El historial completo sigue siendo trazable para clientes, auditorías internas y auditorías DAkkS, sin pérdida de información ni cambios entre herramientas.
Seguimiento
Las desviaciones se registran directamente en el sistema, las responsabilidades se almacenan y se retoman automáticamente en la siguiente auditoría. El historial permanece trazable a través de ciclos de auditoría para clientes, auditorías internas y auditorías DAkkS sin discontinuidad de medios.
Por qué GG-CERT eligió kameon AUDIT Certification para digitalizar sus procesos de auditoría
La decisión de apostar por kameon no fue el resultado de una larga comparación entre herramientas, sino de encontrar una solución que realmente se adaptara a los procesos y necesidades específicas de GG-CERT.
Aunque varios proveedores presentaron propuestas al organismo de certificación, muchos sistemas resultaban demasiado rígidos y poco flexibles para los flujos de trabajo del día a día.
kameon AUDIT Certification destacó especialmente por su enfoque práctico, su capacidad de adaptación a los requisitos del sector y un modelo de licenciamiento alineado con el tamaño y la actividad de la organización.
En lugar de depender de elevados costes fijos, kameon utiliza un modelo basado en unidades de auditoría: el organismo de certificación solo paga por las auditorías que realmente gestiona a través del sistema.
"La competencia era mucho más cara, lo habríamos pagado si hubiera sido necesario. Pero el sistema era muy rígido. Con kameon, tuvimos la sensación desde el principio de que nos escuchaban, comprendían nuestra situación y estaban dispuestos a trabajar con nosotros."
Nadine Bukaddor
Jefe Adjunto del Organismo de Certificación de Sistemas de Gestión
“La competencia era considerablemente más cara, y habríamos asumido ese coste si hubiera sido necesario. Sin embargo, los sistemas resultaban demasiado rígidos. Con kameon tuvimos desde el principio la sensación de que entendían nuestra situación, escuchaban nuestras necesidades y estaban dispuestos a construir la solución junto con nosotros.”
Nadine Bukaddor
Jefe Adjunto del Organismo de Certificación de Sistemas de Gestión
De procesos manuales a una auditoría digital, sin grandes interrupciones
Para los organismos de certificación más pequeños, las soluciones empresariales tradicionales suelen implicar grandes inversiones iniciales y largos proyectos de implantación difíciles de asumir.
GG-CERT eligió deliberadamente un enfoque diferente: la incorporación de kameon se realizó de forma gradual, con un entorno preconfigurado que ya incluía clientes, identidad visual y estructuras básicas preparadas para empezar a trabajar.
Durante la fase de transición, los procesos de auditoría más complejos continuaron gestionándose temporalmente en paralelo con las herramientas existentes, hasta que las funcionalidades necesarias estuvieron disponibles en kameon.
Esto permitió al equipo comenzar sin un proyecto de implantación de gran escala y adquirir experiencia directamente en el trabajo diario.
"No tenemos un contrato fijo, compramos lo que necesitamos. Esto es ideal sobre todo para nosotros, los organismos de certificación pequeños. No tuvimos que dar un gran salto para digitalizar nuestros procesos de auditoría, sino que pudimos cambiar gradualmente."
Nadine Bukaddor
Jefe Adjunto del Organismo de Certificación de Sistemas de Gestión
“No tenemos un contrato rígido: utilizamos únicamente lo que necesitamos. Para organizaciones de certificación pequeñas como la nuestra, esto es especialmente importante. No tuvimos que afrontar una transformación radical para digitalizar nuestros procesos de auditoría, sino que pudimos evolucionar paso a paso.”
Nadine Bukaddor
Jefe Adjunto del Organismo de Certificación de Sistemas de Gestión
De procesos fragmentados a una auditoría integral y conectada
La implantación de kameon no solo mejoró un proceso concreto dentro de GG-CERT, sino que transformó la forma en que se gestionan las auditorías en el día a día. Los procesos antes distribuidos entre múltiples herramientas ahora forman parte de un sistema integrado, con responsabilidades claras, datos centralizados y trazabilidad completa.
La planificación de auditorías se digitalizó por completo y dejó de depender de Excel. Hoy, todas las auditorías, auditores y fechas son visibles desde una única plataforma, incluyendo cargas de trabajo, disponibilidad y situaciones críticas de planificación. Esto reduce significativamente el trabajo manual y proporciona una base escalable para el crecimiento de la organización.
Las desviaciones y medidas correctivas se registran directamente en el sistema y permanecen vinculadas entre ciclos de auditoría. Las responsabilidades, plazos y seguimientos se recuperan automáticamente en auditorías posteriores, lo que garantiza una trazabilidad continua tanto para auditorías internas como para organismos de acreditación.
La generación de informes también se ha simplificado. GG-CERT utiliza plantillas y módulos de texto integrados en kameon, lo que reduce el esfuerzo de redacción y permite crear informes más coherentes, profesionales y estandarizados.
Al mismo tiempo, el portal del cliente mejora la protección y gestión de la información: los documentos y datos se almacenan de forma centralizada, segura y trazable, en lugar de depender de correos electrónicos y carpetas compartidas.
"Si un software de auditoría no es comprensible, no sigue las desviaciones a lo largo de los años y no me ofrece una visión de conjunto, puedo quedarme con Excel. kameon va mucho más allá"
Nadine Bukaddor
Jefe Adjunto del Organismo de Certificación de Sistemas de Gestión
“Si un software de auditoría no ofrece claridad, no permite hacer seguimiento de las desviaciones a lo largo del tiempo y no proporciona una visión global del proceso, entonces podría seguir trabajando con Excel.
Nadine Bukaddor
Jefe Adjunto del Organismo de Certificación de Sistemas de Gestión
Descubra cómo digitalizar sus procesos de auditoría en un entorno integrado
En una reunión inicial, analizamos sus procesos de auditoría, requisitos y casos de uso relevantes. A partir de ello, preparamos una demostración adaptada específicamente a su organización, mostrando cómo la planificación, la ejecución, la documentación y el seguimiento pueden gestionarse de forma integrada con kameon AUDIT Certification.
La consulta inicial y la demostración son gratuitas y sin compromiso.