Ein Audit an einem Standort lässt sich meist noch übersichtlich planen. Sobald mehrere Standorte, Auditoren und Standards zusammenkommen, steigt der Koordinationsaufwand deutlich. Termine müssen aufeinander abgestimmt, Auditzeiten berücksichtigt und geeignete Auditoren eingeplant werden. Verschiebt sich ein Termin oder fällt eine Person aus, kann das weitere Teile der Planung betreffen.
Gerade für Zertifizierungsstellen und Umweltgutachterorganisationen geht die Auditplanung mehrerer Standorte deshalb weit über die reine Terminierung hinaus. Standorte, Audits, Auditzeiten und verfügbare Ressourcen müssen zusammen betrachtet werden.
Dieser Beitrag konzentriert sich auf die operative Planung von Audits über mehrere Standorte. Je nach Zertifizierungsverfahren können für Multi-Site-Konstellationen zusätzliche Anforderungen gelten. Fragen zu Stichprobenverfahren oder zur normativen Bewertung einer Multi-Site-Zertifizierung sind nicht Gegenstand dieses Beitrags.
Warum Multi-Site-Auditplanung schnell komplex wird
Welche Informationen für die Multi-Site-Planung zusammenkommen müssen
Wie lassen sich mehrere Standorte in der Auditplanung koordinieren?
Wie Auditoren und Ressourcen sinnvoll zugeordnet werden
Was passiert, wenn sich die Auditplanung ändert?
Wo Excel und getrennte Kalender bei Multi-Site-Audits an Grenzen stoßen
Welche Fragen du an eine Software für Multi-Site-Auditplanung stellen solltest
Fazit: Multi-Site-Audits brauchen eine gemeinsame Planungssicht
Häufige Fragen zur Planung von Multi-Site-Audits
Warum Multi-Site-Auditplanung schnell komplex wird
Mehrere Standorte bedeuten zunächst mehr Planungsaufwand, Termine und Zuordnungen. Die eigentliche Komplexität entsteht durch die Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Planungsschritten.
Für jeden Standort muss geklärt sein, welches Audit vorgesehen ist, wann es stattfinden soll und wie viel Auditzeit eingeplant wird. Gleichzeitig müssen geeignete Auditoren verfügbar sein. Kommen weitere Standards, externe Auditoren oder technische Experten hinzu, müssen entsprechend mehr Faktoren aufeinander abgestimmt werden.
Eine Planung kann auf dem Papier vollständig aussehen und trotzdem operative Konflikte enthalten.
Mehrere Standorte erzeugen Abhängigkeiten
Ein Standort steht in der Auditplanung selten für sich allein. Er gehört zu einem Kunden, einer Organisation oder einem übergeordneten Auditprogramm. Termine können voneinander abhängen, und dieselben Auditoren können für mehrere Aufträge vorgesehen sein.
Wird ein Audit verschoben, muss geprüft werden, ob der neue Termin mit den übrigen Einsätzen vereinbar ist. Je größer das Auditprogramm wird, desto schwieriger lassen sich solche Zusammenhänge über einzelne Kalender oder Tabellen hinweg überblicken.
Verfügbarkeit allein reicht bei der Auditorenplanung nicht aus
Ein freier Termin im Kalender bedeutet noch nicht, dass eine Person für einen Auftrag geeignet ist.
Je nach Audit müssen bestimmte fachliche Kompetenzen, Erfahrungen oder weitere Voraussetzungen berücksichtigt werden. Auch die geplante Funktion im Auditteam kann eine Rolle spielen. Bei mehreren Standorten entsteht damit eine zusätzliche Planungsebene: Für jeden Auftrag muss zum benötigten Zeitpunkt eine geeignete Person verfügbar sein.
Das wird besonders relevant, wenn angestellte und freie Auditoren gemeinsam eingeplant werden oder mehrere Audits parallel stattfinden.
Änderungen wirken sich auf weitere Planungsschritte aus
Eine Planung bleibt selten bis zur Durchführung unverändert. Termine verschieben sich, Auditoren fallen aus oder der geplante Auditumfang ändert sich.
Dann reicht es nicht, nur den entsprechenden Kalendereintrag anzupassen. Es muss geprüft werden, welche weiteren Informationen betroffen sind. Dazu können Auditzeiten, verfügbare Auditoren oder Folgeaudits an anderen Standorten gehören.
Wer Multi-Site-Audits planen muss, braucht deshalb auch einen klaren Umgang mit Änderungen.
Welche Informationen für die Multi-Site-Planung zusammenkommen müssen
Damit Audits über mehrere Standorte hinweg koordiniert werden können, müssen verschiedene Planungsinformationen miteinander verbunden sein.
Standorte und Organisationseinheiten
Am Anfang steht die Frage, welche Standorte oder Organisationseinheiten Teil der Planung sind.
Bei einer Zertifizierungsstelle kann sich ein Auditprogramm beispielsweise auf mehrere Standorte eines Kunden beziehen. In anderen Auditkontexten können Gesellschaften, Fachbereiche oder weitere organisatorische Einheiten relevant sein.
Für die Planung muss eindeutig sein, welches Audit welchem Standort zugeordnet ist. Diese Zuordnung bildet die Grundlage für Termine, Auditzeiten und Ressourcen.
Auditprogramm und einzelne Audits
Ein Auditprogramm und ein Auditplan bezeichnen unterschiedliche Ebenen.
Ein Auditprogramm bildet den übergreifenden Rahmen für mehrere geplante und durchgeführte Audits. Ein Auditplan bezieht sich dagegen auf die konkrete Planung eines einzelnen Audits.
Diese Unterscheidung ist auch bei Multi-Site-Konstellationen relevant. Ein Multi-Site-Audit kann mehrere Standorte innerhalb eines einzelnen Audits umfassen. Ein Auditprogramm bildet dagegen den übergeordneten Rahmen für mehrere Audits. Für die Planung sollte deshalb klar sein, auf welcher Ebene Standorte, Termine und Ressourcen koordiniert werden.
Auditumfang und Auditzeit
Bei der Planung muss berücksichtigt werden, welchen Umfang ein Audit hat und welche Auditzeit dafür vorgesehen ist.
Ein kleiner Standort kann einen anderen Planungsbedarf haben als eine komplexe Organisationseinheit. Verändert sich der Auditumfang, kann sich auch die benötigte Zeit ändern.
Für die Audit-Ressourcenplanung ist deshalb wichtig, wie viel Zeit einem Auftrag zugeordnet wird und welche Personen dafür eingeplant werden müssen. Der Beitrag behandelt keine normative Berechnung von Auditzeiten. Im Mittelpunkt steht die operative Frage, wie die vorgesehenen Zeiten in einer standortübergreifenden Planung berücksichtigt werden.
In kameon AUDIT Certification werden die vorgesehenen Auditzeiten innerhalb der Auditstufen und Audittage geplant. Für die eingeplanten Auditoren erscheinen die entsprechenden Termine anschließend im Kalender.
Auditoren und benötigte Kompetenzen
Für jedes Audit muss geklärt werden, welche fachlichen Kompetenzen erforderlich sind und welche Auditoren diese Anforderungen erfüllen.
Bei mehreren Standorten kann daraus schnell eine komplexe Zuordnung entstehen. Ein Auditor ist fachlich geeignet, steht aber zum geplanten Termin nicht zur Verfügung. Eine andere Person wäre verfügbar, erfüllt jedoch nicht alle Anforderungen für den Auftrag.
Eine gemeinsame Ressourcenplanung macht solche Abhängigkeiten früh sichtbar und reduziert das Risiko, dass Konflikte erst kurz vor dem Audit auffallen.
Bei kameon AUDIT Certification können für Auditoren normbezogene Scopes hinterlegt werden. Zusätzlich lässt sich abbilden, ob eine Person als Veto-Auditor eingesetzt werden kann. In der konkreten Auditplanung werden Auditoren anschließend den jeweiligen Standardelementen und Standorten innerhalb der Auditaktivitäten zugeordnet.
Verfügbarkeiten und weitere Ressourcen
Neben der fachlichen Eignung zählt die tatsächliche Verfügbarkeit.
Auditoren können bereits für andere Audits eingeplant sein. Auch Reisezeiten zwischen Standorten können die Einsatzplanung beeinflussen. Bei externen Auditoren kommen gegebenenfalls weitere Abstimmungen hinzu.
Je mehr Audits parallel geplant werden, desto wichtiger wird ein gemeinsamer Überblick über verfügbare Ressourcen und bereits verplante Zeiten.
Bei der Auswahl von Auditoren zeigt kameon AUDIT Certification für den Zeitraum des Audits eine Kalenderübersicht mit bereits geplanten Terminen und hinterlegten Abwesenheiten. Dadurch lässt sich die Verfügbarkeit direkt während der Planung berücksichtigen.
Wie lassen sich mehrere Standorte in der Auditplanung koordinieren?
Eine Multi-Site-Planung wird übersichtlicher, wenn Standorte, Termine, Auditzeiten und Ressourcen in einer gemeinsamen Planungssicht zusammengeführt werden.
Darin lässt sich erfassen, welche Audits vorgesehen sind und welche Standorte berücksichtigt werden müssen. Auf dieser Grundlage können Termine und Ressourcen schrittweise konkretisiert werden.
Von der übergreifenden Planung zum konkreten Audit
Zu Beginn steht die übergreifende Planung: Welche Standorte sollen innerhalb eines bestimmten Zeitraums auditiert werden? Welche Audits gehören zusammen? Welche zeitlichen Vorgaben müssen berücksichtigt werden?
Anschließend erfolgt die konkrete Planung der einzelnen Audits.
Für jeden Standort werden Termine, Auditzeiten und benötigte Auditoren festgelegt. So bleibt sichtbar, wie das einzelne Audit in das gesamte Auditprogramm eingebunden ist.
Einen gemeinsamen Planungsstand sichtbar halten
Probleme entstehen, wenn verschiedene Beteiligte mit unterschiedlichen Planungsständen arbeiten.
Ein Termin wurde beispielsweise bereits geändert, steht aber noch im ursprünglichen Kalender. Ein anderer Auditor wurde eingeplant, während eine separate Tabelle weiterhin die alte Zuordnung zeigt. Mit zunehmender Zahl der Standorte steigt der Aufwand, solche Abweichungen manuell zu erkennen.
Eine gemeinsame Planungssicht hält den aktuellen Stand für die Koordination sichtbar. Dazu gehören vor allem Standorte, Termine, Zuordnungen und der jeweilige Planungsstatus.
Multi-Standard-Anforderungen mitdenken
Werden an einem Standort mehrere Standards berücksichtigt, steigt die Planungskomplexität zusätzlich.
Dann muss beispielsweise geklärt werden, welche Anforderungen Bestandteil des jeweiligen Audits sind und welche Kompetenzen dafür benötigt werden. Auch mögliche Überschneidungen zwischen geplanten Audits können für die Organisation relevant sein.
Multi-Standard sollte deshalb bereits während der Planung berücksichtigt werden. Die detaillierte fachliche Bewertung der einzelnen Standards gehört anschließend in den jeweiligen Auditkontext.
Bei kameon AUDIT Certification werden innerhalb der Auditplanung Auditaktivitäten angelegt. Dort können einzelne Standardelemente der jeweiligen Normen den zuständigen Auditoren und Standorten zugeordnet werden. So lässt sich die Planung mehrerer Standards auf Ebene der konkreten Auditaktivitäten strukturieren.
Wie Auditoren und Ressourcen sinnvoll zugeordnet werden
Die Zuordnung von Auditoren gehört zu den wichtigsten Schritten der Auditplanung. Bei mehreren Standorten sollte sie früh mit der Termin- und Ressourcenplanung verbunden werden.
Kompetenz vor bloßer Verfügbarkeit prüfen
Die einfachste Zuordnung wäre der nächste freie Termin. Im Auditalltag reicht das häufig nicht aus.
Zunächst muss feststehen, welche Kompetenzen für den Auftrag benötigt werden. Anschließend lässt sich prüfen, welche geeigneten Personen im vorgesehenen Zeitraum verfügbar sind.
Wer Auditoren planen muss, sollte deshalb zuerst die fachliche Eignung und danach die Verfügbarkeit prüfen. So sinkt das Risiko, dass eine bereits eingeplante Person später ersetzt werden muss, weil sie für den konkreten Auftrag nicht geeignet ist.
Überschneidungen früh erkennen
Bei mehreren parallelen Auditaufträgen können schnell Doppelbelegungen entstehen.
Das gilt besonders für stark ausgelastete Lead Auditoren oder Personen mit speziellen fachlichen Kompetenzen. Wird eine Überschneidung erst kurz vor dem Audit erkannt, bleiben häufig nur wenige Alternativen.
Eine gemeinsame Ressourcenübersicht macht bestehende Termine und mögliche Überschneidungen bereits während der Planung sichtbar.
Externe Auditoren in die Planung einbeziehen
Freie Auditoren erweitern den verfügbaren Ressourcenpool, erhöhen aber auch den Abstimmungsbedarf.
Ihre Verfügbarkeit muss ebenso berücksichtigt werden wie ihre fachliche Eignung und der geplante Einsatz. Die Planung sollte klar zeigen, für welchen Auftrag und welchen Zeitraum eine Person vorgesehen ist.
Was passiert, wenn sich die Auditplanung ändert?
Wie belastbar eine Planung ist, zeigt sich besonders dann, wenn etwas vom ursprünglichen Plan abweicht.
Terminverschiebungen
Wird ein Audit verschoben, muss geprüft werden, ob die eingeplanten Auditoren weiterhin verfügbar sind. Das kann auch weitere Audits betreffen, wenn dieselben Ressourcen dort vorgesehen wurden.
Die Änderung muss deshalb im Zusammenhang mit der übrigen Planung betrachtet werden.
Ein Auditor fällt aus
Fällt eine eingeplante Person aus, beginnt die Suche nach Ersatz mit den Anforderungen des Auftrags.
Welche Kompetenz wird benötigt? Wer erfüllt diese Anforderungen? Wer ist zum bestehenden oder neuen Termin verfügbar?
Gerade bei kurzfristigen Änderungen zeigt sich der Wert einer aktuellen Übersicht über geeignete und verfügbare Auditoren.
Auditumfang oder Standort ändern sich
Auch Änderungen am Auditumfang können die Ressourcenplanung beeinflussen.
Verändert sich der geplante Aufwand oder kommt ein weiterer Standort hinzu, müssen Auditzeiten und Personaleinsatz erneut geprüft werden. Der bisherige Planungsstand passt dann nicht automatisch weiter.
Änderungen an Auditaktivitäten werden in kameon AUDIT Certification automatisch in den Kalendern der betroffenen Auditoren berücksichtigt. Wird ein kompletter Audittermin verschoben, müssen der geplante Audittag und die zugehörigen Aktivitäten entsprechend angepasst werden.
Wo Excel und getrennte Kalender bei Multi-Site-Audits an Grenzen stoßen
Tabellen und Kalender können für kleinere Auditprogramme funktionieren. Mit zunehmender Zahl an Standorten und Beteiligten steigt jedoch der Pflegeaufwand.
Die Termine stehen im Kalender, die Auditzeiten in einer Tabelle und die Kompetenzen möglicherweise in einer weiteren Datei. Änderungen müssen an mehreren Stellen nachgezogen werden. Dadurch wird es schwieriger, den aktuellen Planungsstand zuverlässig zu erkennen.
Auch die Abhängigkeiten zwischen Standort, Audit, Auditor und Kompetenz sind in getrennten Werkzeugen nur begrenzt sichtbar.
Ob Excel für die eigene Auditorganisation noch ausreicht, hängt vom Umfang und von der Komplexität der Prozesse ab. Die grundsätzlichen Grenzen und Risiken von Tabellen im Auditmanagement betrachten wir deshalb in einem eigenen Beitrag zu Excel im Auditmanagement.
Welche Fragen du an eine Software für Multi-Site-Auditplanung stellen solltest
Wenn mehrere Standorte und Auditoren koordiniert werden müssen, sollte eine Multi-Site-Auditsoftware die tatsächliche Planungslogik der Organisation unterstützen.
Wie detailliert eine Software diese Punkte abbilden muss, hängt von der jeweiligen Organisation und ihren Auditprogrammen ab. Eine Zertifizierungsstelle mit vielen Standorten und wechselnden Auditorenteams hat andere Anforderungen als eine kleinere Auditorganisation mit wenigen parallelen Aufträgen.
Multisite-Audit-Planung mit kameon AUDIT
In kameon AUDIT Certification werden Standorte beim jeweiligen Kunden hinterlegt und für die Auditplanung den entsprechenden Audits zugeordnet. Innerhalb von Audittagen und Auditaktivitäten können Standorte, Normen und Auditoren miteinander verknüpft werden.
Auditoren lassen sich anhand hinterlegter normbezogener Scopes auswählen und konkreten Standardelementen und Standorten zuordnen. Bei der Planung zeigt eine Kalenderübersicht bereits vorgesehene Termine und Abwesenheiten.
Änderungen an Auditaktivitäten werden auch in den Kalendern der betroffenen Auditoren berücksichtigt. So entsteht eine gemeinsame Planungsgrundlage für Audits mit mehreren Standorten, Standards und beteiligten Auditoren.
Du möchtest komplexe Audits mit mehreren Standorten und Auditoren übersichtlicher planen? Im Erstgespräch schauen wir auf eure Planungslogik und die größten Koordinationspunkte.
Fazit: Multi-Site-Audits brauchen eine gemeinsame Planungssicht
Multi-Site-Audits werden vor allem dann anspruchsvoll, wenn Standorte, Auditzeiten, Auditoren und Kompetenzen unabhängig voneinander geplant werden.
Eine belastbare Auditplanung verknüpft diese Informationen und macht Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Aufträgen sichtbar. Konflikte lassen sich dadurch früher erkennen und Änderungen gezielter bearbeiten.
Das ist besonders bei größeren Multi-Site-Konstellationen und parallel geplanten Audits wichtig. Eine gemeinsame Planungssicht hilft Auditverantwortlichen, Termine und Ressourcen im Blick zu behalten und einzelne Audits in den übergreifenden Kontext einzuordnen.
Für Zertifizierungsstellen und Umweltgutachterorganisationen ist diese Koordination ein zentraler Bestandteil des Auditmanagements. Welche Anforderungen eine passende Lösung erfüllen sollte, hängt von der jeweiligen Auditstruktur, der Zahl der Standorte und den eingesetzten Auditoren ab.
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